¿Podemos instar a los gerentes a publicar los horarios antes?

Contexto

Gestionar las finanzas y planificar el futuro es difícil para las personas que trabajan en empleos con horarios -e ingresos- que cambian regularmente de una semana a otra. Una encuesta realizada en 2016 reveló que más de un tercio de los hogares con LMI experimentaron algún grado de volatilidad en sus ingresos durante el último semestre. Aunque los horarios variables ya son difíciles de gestionar, esta tarea se complica aún más porque la gente suele recibir sus nuevos horarios con poca antelación.

De hecho, investigaciones anteriores descubrieron que alrededor del 40% de los trabajadores por horas y de los que inician su carrera profesional recibían sus horarios de trabajo con menos de una semana de antelación. Un aviso con tan poca antelación hace que cumplir con los compromisos laborales sea todo un reto porque los trabajadores deben apresurarse para encontrar guarderías y transporte, lo que afecta aún más a sus ingresos. Los horarios impredecibles también aumentan el estrés e imponen otros costes indirectos, por ejemplo cuando los trabajadores no pueden programar sus citas médicas.

Nos asociamos con Homebase para encontrar formas de aumentar el tiempo de preaviso, haciendo que planificar el futuro sea un poco más fácil. Homebase trabaja con miles de empresas, sobre todo en sectores en los que la mayoría de los trabajadores trabajan por horas y tienen horarios variables. Homebase ayuda a las empresas a gestionar la programación y permite a los trabajadores ver sus horas, intercambiar turnos y solicitar coberturas. Al realizar cambios en el software de programación de horarios, Homebase puede influir potencialmente en el momento en que los gerentes publican los horarios y, por tanto, en la antelación con la que los empleados cuentan antes de sus próximos turnos.

Ideas clave

Empezamos analizando los datos administrativos existentes y examinando la plataforma desde la perspectiva de los empresarios, detallando el proceso que siguen para fijar y publicar los horarios. Nuestros análisis iniciales confirmaron que, por lo general, los empleados reciben sus horarios de trabajo con menos de una semana de antelación. También identificamos dos barreras que creemos que influyen especialmente en la forma en que los empleadores establecen nuevos horarios:

• El proceso de establecimiento de un nuevo horario es oneroso para muchos empleadores. Cuando un proceso es complicado o tiene muchas fricciones, la gente suele aplazar la realización de la tarea.

• Los empleadores no tienen pistas ni normas establecidas sobre la cantidad adecuada de antelación con la que deben avisar a los empleados. Además de reducir la fricción de crear un nuevo horario, pensamos que los empleadores publicarían los horarios con más antelación si dispusieran de pistas oportunas y normas más destacadas en torno a la publicación de horarios.

Experimento

Para superar estas barreras, trabajamos con Homebase para diseñar una "plantilla" de horarios e incorporamos varios tipos de pistas contextuales. Nuestra hipótesis era que las plantillas de horarios facilitaban a los empresarios la fijación de horarios, aumentando el número de los que se publicaban con una o más semanas de antelación. También creíamos que dar a los empresarios pistas sobre el establecimiento de horarios reforzaría ese efecto.

Una muestra de empresas de Homebase se dividió aleatoriamente en cuatro grupos. Las cuatro condiciones de tratamiento recibieron un mensaje para copiar un horario existente en una nueva semana laboral. En la Condición 2, también se recomendó a las empresas que publicaran los horarios con dos semanas de antelación. En las condiciones 3 y 4, se dijo a las empresas que empresas similares suelen publicar los horarios con dos semanas de antelación. A las empresas de la condición 4 también se les dijo si tenían calendarios laborales sin publicar que estuvieran atrasados con respecto al plazo de dos semanas.

Resultados

De mayo a julio, 5.963 centros de 3.645 empresas participaron en el estudio. El mero hecho de tener acceso a una plantilla de horarios hizo que el 33% de los horarios se publicaran inicialmente con al menos una semana de antelación.

La plantilla, una nueva función de Homebase, puede haber mejorado los tiempos de publicación, pero no fue posible confirmar su efecto debido a la estacionalidad y a las tendencias existentes que muestran que los empleadores han ido publicando cada vez más los horarios de trabajo con más tiempo de antelación de todos modos.

Sin embargo, añadir pistas o mensajes de prueba social aumentó significativamente los porcentajes de horarios que se publicaron inicialmente con al menos una semana de antelación en comparación con los empleadores que sólo tenían acceso a la plantilla básica. Después de ajustar los horarios que se publicaron más de una vez porque se hicieron cambios en el horario, la mensajería de Prueba Social + Vencimiento obtuvo mejores resultados que todas las demás condiciones.

El uso de la plantilla más la mensajería adicional supuso que unos 1.300 empleados más avisaran con una semana o más de antelación de los turnos programados.